Erste Schritte mit 321 MED

Die Einführung neuer Technologien ist traditionell immer mit gewisser Zurückhaltung und Skepsis verbunden.

Um den Einstieg mit 321 MED so einfach und transparent wie möglich zu machen, findet sich hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Meilensteine.

Testphase

Um Gesundheitseinrichtungen ausreichend Zeit zu geben, die Vorteile und Möglichkeiten von 321 MED als modernem Kommunikations- und Servicekanal kennenzulernen, bieten wir eine Testphase an.

Erfahrungsgemäß ist nach Einrichtung von 321 MED (siehe Einrichtung) eine mehrwöchige Anlaufphase nötig, bis eine ausreichende Resonanz / Nutzung seitens der Patienten einsetzt und sich eine arbeitserleichternde Nutzung von 321 MED bei den Mitarbeitern der Gesundheitseinrichtungen etabliert hat (siehe unten).

Die Testphase umfasst deshalb einen Zeitraum von 8 Wochen.
Während dieses Testzeitraums ist die Nutzung von 321 MED für Gesundheitseinrichtungen kostenlos, absolut unverbindlich und kann zu jedem Zeitpunkt bei Bedarf wieder beendet werden.

Anlaufphase

Nach Einrichtung von 321 MED (siehe Einrichtung) ist üblicherweise sowohl seitens der Patienten als auch der Mitarbeiter eine mehrwöchige Anlaufphase notwendig, bevor sich Potential, Möglichkeiten und Verbesserungen von 321 MED der alltäglichen Patientenbetreuung voll entfalten können.

Die Resonanz und Nutzung seitens der Patienten fällt während der 1. und 2. Woche erfahrungsgemäß zunächst spärlich aus, steigt dann nach 3-4 Wochen jedoch zunehmend an und erreicht nach etwa 4-6 Wochen bereits ein Maß, dass auf die mittelfristige Akzeptanz rückschließen lässt.

Während dieser Zeit setzt üblicherweise auch bei den Mitarbeitern zunehmende Vertrautheit und Verständnis für die Möglichkeiten, Funktionen und Arbeitserleichterungen des Systems ein.

Nach 1-2 Wochen sowie nach 4-6 Wochen werden im Rahmen kurzer Telefonate mit dem 321 MED-Team weitere Optimierungen von Einstellungen und Servicekonfigurationen (siehe Servicekonfiguration) vorgenommen, Um die Möglichkeiten und Potenziale von 321 besser an die Anforderungen und Abläufe der jeweiligen Gesundheitseinrichtung anzupassen.

Einbindung in den Arbeitsalltag

321 MED ist ein modernes Kommunikations- und Servicemedium, das eine zeitgemäßere und praktischere Alternative zu Telefon, E-Mail, Kontaktformularen und Co. für die Patientenbetreuung schafft.

Dementsprechend sollte das System auch wie ein "Kommunikationsmittel" in den Arbeitsalltag integriert werden.

Optimalerweise läuft 321 MED ähnlich wie z.B. ein E-Mail-Programm einfach den ganzen Tag im Hintergrund auf einem administrativen Gerät der Gesundheitseinrichtung (z.B. PC an der Praxis-Rezeption) mit.

Durch die Möglichkeit, Anfragen zeitunabhängig zu bearbeiten, muss das System nicht permanent auf neue Anfragen überprüft werden.
Optimalerweise wird mehrmals am Tag in regelmäßigen Abständen überprüft, ob neue Anfragen eingegangen sind – und diese dann abgearbeitet. So können Anfragen zeitunabhängig bearbeitet werden und Patienten erhalten trotzdem zeitnah eine entsprechende Rückmeldung.

Ein Anwendungsschema könnte beispielsweise sein:
  • 1. Überprüfung: direkt am morgen nach Sprechzeitenbeginn (Anfragen vom Vorabend, der Nacht und dem frühen Morgen)
  • 2. Überprüfung: vor der Mittagspause (Anfragen vom Vormittag)
  • 3. Überprüfung: nach der Mittagspause (Anfragen während der Mittagspause - eine bei Patienten sehr beliebte Zeit, da diese oftmals selbst Mittagspause haben)
  • 4. Überprüfung: am Abend nach Sprechzeitenende (Anfragen vom Nachmittag)
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