Termine

Die Terminvereinbarung zählt zu den häufigsten alltäglichen Anliegen von Patienten. Deshalb zählt dieses Anliegen zu den zentralen Serviceabläufen von 321 MED. Im Patienten-Fenster von 321 MED zählt die "Termin"-Schaltfläche zu den zentralen Auswahlmöglichkeiten.

Je nach Konfiguration hilft 321 MED Patienten beim Klicken der "Termin"-Schaltfläche mit dem von der jeweiligen Gesundheitseinrichtung festgelegten Serviceablauf weiter (siehe Konfiguration).

Insbesondere bietet 321 MED einen eigenen "Temin"-Serviceablauf, der digitale Termin-Anfragen sowohl für Patienten wie auch Mitarbeiter so unkompliziert und effizient wie möglich macht und dabei auf wenige Klicks und nur einige Sekunden Zeitaufwand reduziert.

Serviceablauf "Termin" für Patienten

Patienten, die einen Termin vereinbaren möchten, können im Patienten-Fenster von 321 MED unter den zentralen Auswahlmöglichkeiten die "Termin"-Schaltfläche auswählen.

Dabei durchlaufen Patienten einen Serviceablauf aus mehreren Schritten:
  • 1. Klick der "Termin"-Schaltfläche
  • 2. Automatische Abfrage: Waren sie bereits einmal bei uns (Ja/Nein)
  • 3. Automatische Abfrage: Wie sind Sie versichert (Gesetzlich/Privat/Selbstzahler)
  • 4. Wenn Leistungen hinterlegt wurden: Für welche Leistung möchten Sie einen Termin (Auswahl aus den hinterlegten Leistungen)


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    Für jeden dieser Schritte kann die jeweilige Gesundheitseinrichtung individuell festlegen, wie der nächste Schritt für den jeweiligen Patienten abhängig von dessen Auswahl verläuft (siehe Konfiguration).

    Erfolgt während Durchlaufen des Termin-Serviceablaufs kein Absprung des Patienten (z.B. Weiterleitung zu einem externen Termin-Service wie Doctolib, Dr. Flex u.s.w.), gelangen Patienten zum Termin-Anfrage-Formular von 321 MED. Dort werden alle wichtigen Angaben (z.B. Beschwerden, Terminpräferenzen u.s.w.) abgefragt.

    Nach Absenden des Formulars werden alle Angaben in einer digitalen Termin-Anfrage gebündelt und diese dem Kommunikationsverlauf hinzugefügt.

    Die jeweilige Gesundheitseinrichtung erhält die Anfrage und kann diese anschließend entsprechend bearbeiten (siehe unten). Dabei kann Patienten auf Basis deren Terminpräferenzen ein passender Terminvorschlag zugesendet werden, den Patienten mit einem Klick annehmen und ablehnen können.

    Serviceablauf "Termin" für Gesundheitseinrichtungen

    321 MED übernimmt entlang des von der jeweiligen Gesundheitseinrichtung hinterlegten Servicepfads für Termine vollautomatisiert die Betreuung der Patienten mit dem entsprechenden Anliegen (siehe Konfiguration).

    Mitarbeiter der jeweiligen Gesundheitseinrichtung erhalten neue Termin-Anfragen erst dann, wenn Patienten den Termin-Serviceablauf durchlaufen sind, das Termin-Anfrage-Formular abgesendet haben und zuvor kein anderweitiger Absprung erfolgt ist. Die entsprechenden Anfragen werden dann ähnlich wie Nachrichten direkt in den Kommunikationsverläufen über den Online-Verwaltungszugang angezeigt.

    Nach öffnen des jeweiligen Kommunikationsverlaufes erscheint dort die Termin-Anfrage als gebündelte Nachricht. Je nach Anfrage und gesundheitseinrichtungsspezifischen Vorgaben kann dann die Anfrage bearbeitet und ggf. mit einem Klick ein passender Terminvorschlag gesendet werden.

    Patienten werden automatisch über den neuen Terminvorschlag benachrichtigt und können diesen mit einem Klick annehmend oder ablehnen.

    Alternativ kann beispielsweise auch mit einer Nachricht (z.B. "Wir haben momentan keine Termine frei.") direkt geantwortet werden.

    So wird die komplette Interaktion rund um die Terminvereinbarung digital, effizient und mit minimalem Aufwand für beide Patienten wie auch Mitarbeiter abgewickelt, die tatsächliche Terminvergabe verbleibt jedoch in Mitarbeiterhand, was Fehlbuchung (nahezu) eliminiert (mehr dazu siehe hier).
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