In einer gut organisierten Praxis läuft alles wie am Schnürchen – doch wie oft sieht der Alltag anders aus? Überfüllte Wartezimmer, hektische Mitarbeiter und unzufriedene Patienten, weil Termine nicht eingehalten werden können. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Praxisorganisation ist die Antwort auf viele dieser Probleme. Doch statt sich auf komplizierte Theorie zu stützen, können Sie ab morgen einfache, praxisnahe Schritte gehen, die den Unterschied machen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen konkrete Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Praxisorganisation verbessern und Stress reduzieren können.
Kennen Sie die Situation, wenn eine Mitarbeiter:in fragt: "Wer ist eigentlich für die Materialbestellung verantwortlich?" Ein klares Organigramm sorgt dafür, dass solche Fragen gar nicht erst aufkommen. Ihr erster Schritt zur Verbesserung der Organisation ist es, Zuständigkeiten schriftlich festzulegen und sichtbar in der Praxis auszuhängen.
Die Terminplanung ist eine der zentralen Aufgaben in jeder Praxis. Um sicherzustellen, dass Wartezeiten minimiert und Ressourcen optimal genutzt werden, sollte diese Aufgabe klar zugeordnet sein.
✨ Koordination von Patiententerminen.
✨ Verschieben von Terminen bei Notfällen.
✨ Abstimmung zwischen verschiedenen Ärzten, falls mehrere Fachbereiche vorhanden sind.
✨ Erinnerung der Patienten an ihre Termine (telefonisch, SMS oder E-Mail).
Fehler bei der Abrechnung können zu finanziellen Verlusten oder Problemen mit Krankenkassen führen. Deshalb ist es wichtig, dass eine Person oder ein Team die Verantwortung für die korrekte Abrechnung übernimmt.
✨ Erstellen der Abrechnungen für Krankenkassen und Privatpatienten.
✨ Kontrolle der Zahlungseingänge und Bearbeitung von offenen Rechnungen.
✨ Verwaltung der Buchhaltung und des Budgets.
✨ Kommunikation mit externen Abrechnungsstellen oder Steuerberatern.
Ein reibungsloser Praxisbetrieb hängt stark davon ab, dass jederzeit ausreichend Verbrauchsmaterialien (z. B. Handschuhe, Desinfektionsmittel) und Geräte vorhanden sind.
✨ Bestandsüberprüfung von Verbrauchsmaterialien und Medikamenten.
✨ Nachbestellung von Materialien.
✨ Kontrolle der Lieferungen und Abgleich mit Bestellungen.
✨ Überwachung von Verfallsdaten (z.B. bei Medikamenten oder medizinischen Produkten).
Die Einhaltung der Hygienevorschriften ist besonders in Arzt- und Zahnarztpraxen von entscheidender Bedeutung. Hierfür sollte es eine klare Zuständigkeit geben.
✨ Überwachung der Einhaltung von Hygienevorschriften.
✨ Regelmäßige Schulungen des Teams in Bezug auf Hygienestandards.
✨ Organisation von Hygieneaudits und Protokollierung der Ergebnisse.
✨ Dokumentation der Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen.
Damit die Patienten sich gut aufgehoben fühlen, ist eine transparente und verständliche Kommunikation wichtig. Auch Beschwerden sollten zeitnah bearbeitet werden, um die Zufriedenheit zu steigern.
✨ Ansprechpartner für Patientenfragen vor Ort oder telefonisch.
✨ Bearbeitung von Beschwerden oder Problemen, z. B. bei langen Wartezeiten oder Unzufriedenheit mit der Behandlung.
✨ Proaktive Kommunikation zu Behandlungsabläufen und notwendigen Vorbereitungen (z. B. Nüchternheit bei OPs).
✨ Nachfragen bei Patienten nach dem Termin, ob alles zu ihrer Zufriedenheit war.
Gerade in Zeiten der Digitalisierung sind Praxis-IT-Systeme und der Datenschutz von besonderer Bedeutung. Es sollte eine Person oder ein kleines Team die Verantwortung für die IT-Sicherheit und den Datenschutz übernehmen.
✨ Verwaltung und Wartung der Praxissoftware (z. B. Terminverwaltung, Abrechnungssoftware).
✨ Sicherstellung, dass die Praxis den Datenschutzvorgaben (DSGVO) entspricht.
✨ Verwaltung von Passwörtern, Firewalls und Backups der Systeme.
✨ Schulung des Personals in Sachen IT-Sicherheit und Datenschutz.
✨ Diese Aufgabe kann entweder an einen externen IT-Dienstleister ausgelagert oder von einer internen Kraft, die speziell geschult wurde, übernommen werden.
Damit das Team motiviert und gut organisiert arbeitet, ist es wichtig, dass jemand die Personalangelegenheiten übernimmt. Dazu gehören sowohl die Personalplanung als auch die Betreuung und Entwicklung der Mitarbeiter.
✨ Erstellung von Dienstplänen und Urlaubsplanung.
✨ Führung von Mitarbeitergesprächen und Motivation des Teams.
✨ Organisation von Weiterbildungen und Schulungen.
✨ Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Die Praxisleitung ist natürlich eine zentrale Rolle im Organigramm und sollte die Gesamtverantwortung über alle Abläufe tragen. Sie trifft die wichtigen Entscheidungen und sorgt dafür, dass die Praxis als Ganzes reibungslos funktioniert.
✨ Strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung der Praxis.
✨ Finanzplanung und Budgetkontrolle.
✨ Überwachung aller organisatorischen und medizinischen Prozesse.
✨ Ansprechpartner für externe Partner, wie Lieferanten oder Versicherungen.
So setzen Sie es um: Nutzen Sie eine einfache Tabelle oder ein Whiteboard in Ihrem Pausenraum. Notieren Sie die Namen und Aufgaben der Mitarbeiter und hängen Sie dies sichtbar für alle auf. In digitaler Form können Sie das auch in einem gemeinsamen Ordner abspeichern, auf den alle zugreifen können.
Ein häufiges Problem in Praxen: Patienten kommen mit akuten Problemen, die kurzfristig in den ohnehin vollen Terminkalender eingeschoben werden müssen. Das führt zu Chaos und Verzögerungen.
Ein Großteil der Anrufe in Praxen betrifft Fragen zu Terminen oder Untersuchungen. Das kostet viel Zeit und lenkt das Team ab. Mit digitalen Lösungen können Sie die Patientenkommunikation deutlich effizienter gestalten.
Im hektischen Alltag kann leicht etwas vergessen werden. Klare Prozesse und Checklisten sorgen dafür, dass nichts mehr untergeht. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Eines der größten Hindernisse in der Praxisorganisation ist die mangelnde Kommunikation im Team. Regelmäßige, kurze Besprechungen schaffen Abhilfe und ermöglichen es dem gesamten Team, auf dem gleichen Stand zu sein.
Die Organisation einer Praxis kann überwältigend sein, aber mit der Online-Rezeption von 321 MED bieten Sie sowohl Ihrem Team als auch Ihren Patienten eine deutliche Erleichterung. 321 MED ist keine klassische Praxismanagement-Software, sondern eine intelligente, digitale Online-Rezeption, die viele der täglichen Aufgaben automatisiert und effizienter gestaltet.
Zahnarzt Markus Frank aus Filderstadt bei Stuttgart hat bereits die Vorteile von 321 MED für seine Praxis erkannt und berichtet in einem Video über seine Erfahrungen: „Die Entlastung ist ein gutes Gefühl, weil wir jetzt einfach mehr Zeit für die Patienten haben, das Telefon seltener klingelt und die Patientenströme sowie Aufnahmeprozesse, gerade auch für neue Patienten, besser standardisiert sind. Wir sind jetzt zeitlich und örtlich unabhängig.“ – Zahnarzt Markus Frank, Filderstadt bei Stuttgart
Schon kleine Änderungen in Ihrer Praxisorganisation können einen großen Unterschied machen. Mit diesen sechs praktischen Tipps können Sie bereits morgen damit beginnen, Ihre Abläufe zu optimieren und den Alltag für Ihr Team und Ihre Patienten zu erleichtern.
Fangen Sie klein an – ob mit einem klaren Organigramm, täglichen Teambesprechungen oder einem neuen Terminbuchungssystem – und erleben Sie, wie eine gut organisierte Praxis nicht nur effizienter arbeitet, sondern auch mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Patienten bringt.
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