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Optimale Praxisorganisation

Mit diesen 6 Tipps verbessern Sie Ihre Praxis ab morgen!

12.11.2024

In einer gut organisierten Praxis läuft alles wie am Schnürchen – doch wie oft sieht der Alltag anders aus? Überfüllte Wartezimmer, hektische Mitarbeiter und unzufriedene Patienten, weil Termine nicht eingehalten werden können. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Praxisorganisation ist die Antwort auf viele dieser Probleme. Doch statt sich auf komplizierte Theorie zu stützen, können Sie ab morgen einfache, praxisnahe Schritte gehen, die den Unterschied machen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen konkrete Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Praxisorganisation verbessern und Stress reduzieren können.

Dr. Müller, Allgemeinmediziner in einer belebten Stadt, hat an einem typischen Montagmorgen bereits eine volle Warteliste. Die Telefone klingeln unaufhörlich, Patienten beschweren sich über lange Wartezeiten und das Personal wirkt überfordert.
Die ersten Schritte:

Praxisorganigramm – Jeder weiß, was zu tun ist

Kennen Sie die Situation, wenn eine Mitarbeiter:in fragt: "Wer ist eigentlich für die Materialbestellung verantwortlich?" Ein klares Organigramm sorgt dafür, dass solche Fragen gar nicht erst aufkommen. Ihr erster Schritt zur Verbesserung der Organisation ist es, Zuständigkeiten schriftlich festzulegen und sichtbar in der Praxis auszuhängen.

Lisa, eine erfahrene Medizinische Fachangestellte (MFA), arbeitet seit mehreren Jahren in der Praxis von Dr. Müller. Heute ist es besonders hektisch. Eine Lieferung mit wichtigen Materialien ist angekommen, aber niemand weiß genau, wer für die Bestellung verantwortlich war oder wo die neuen Produkte hingehören. Lisa fragt ihren Kollegen: „Wer war nochmal für die Bestellung zuständig? Und wer prüft jetzt die Lieferung?“ Ihr Kollege zuckt nur mit den Schultern. Die Unklarheit sorgt für Frustration – nicht nur bei Lisa, sondern im ganzen Team.
Tipp:
Erstellen Sie ab morgen ein einfaches Organigramm, das zeigt, wer für was verantwortlich ist:

Terminmanagement

Die Terminplanung ist eine der zentralen Aufgaben in jeder Praxis. Um sicherzustellen, dass Wartezeiten minimiert und Ressourcen optimal genutzt werden, sollte diese Aufgabe klar zugeordnet sein.

Beispielaufgaben:

✨ Koordination von Patiententerminen.
✨ Verschieben von Terminen bei Notfällen.
✨ Abstimmung zwischen verschiedenen Ärzten, falls mehrere Fachbereiche vorhanden sind.
✨ Erinnerung der Patienten an ihre Termine (telefonisch, SMS oder E-Mail).

Abrechnung und Buchhaltung

Fehler bei der Abrechnung können zu finanziellen Verlusten oder Problemen mit Krankenkassen führen. Deshalb ist es wichtig, dass eine Person oder ein Team die Verantwortung für die korrekte Abrechnung übernimmt.

Beispielaufgaben:

✨ Erstellen der Abrechnungen für Krankenkassen und Privatpatienten.
✨ Kontrolle der Zahlungseingänge und Bearbeitung von offenen Rechnungen.
✨ Verwaltung der Buchhaltung und des Budgets.
✨ Kommunikation mit externen Abrechnungsstellen oder Steuerberatern.

Materialverwaltung

Ein reibungsloser Praxisbetrieb hängt stark davon ab, dass jederzeit ausreichend Verbrauchsmaterialien (z. B. Handschuhe, Desinfektionsmittel) und Geräte vorhanden sind.

Beispielaufgaben:

✨ Bestandsüberprüfung von Verbrauchsmaterialien und Medikamenten.
✨ Nachbestellung von Materialien.
✨ Kontrolle der Lieferungen und Abgleich mit Bestellungen.
✨ Überwachung von Verfallsdaten (z.B. bei Medikamenten oder medizinischen Produkten).

Hygiene- und Qualitätsmanagement

Die Einhaltung der Hygienevorschriften ist besonders in Arzt- und Zahnarztpraxen von entscheidender Bedeutung. Hierfür sollte es eine klare Zuständigkeit geben.

Beispielaufgaben:

✨ Überwachung der Einhaltung von Hygienevorschriften.
✨ Regelmäßige Schulungen des Teams in Bezug auf Hygienestandards.
✨ Organisation von Hygieneaudits und Protokollierung der Ergebnisse.
✨ Dokumentation der Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen.

Patientenkommunikation und Beschwerdemanagement

Damit die Patienten sich gut aufgehoben fühlen, ist eine transparente und verständliche Kommunikation wichtig. Auch Beschwerden sollten zeitnah bearbeitet werden, um die Zufriedenheit zu steigern.

Beispielaufgaben:

✨ Ansprechpartner für Patientenfragen vor Ort oder telefonisch.
✨ Bearbeitung von Beschwerden oder Problemen, z. B. bei langen Wartezeiten oder Unzufriedenheit mit der Behandlung.
✨ Proaktive Kommunikation zu Behandlungsabläufen und notwendigen Vorbereitungen (z. B. Nüchternheit bei OPs).
✨ Nachfragen bei Patienten nach dem Termin, ob alles zu ihrer Zufriedenheit war.

IT- und Datenschutzverantwortung

Gerade in Zeiten der Digitalisierung sind Praxis-IT-Systeme und der Datenschutz von besonderer Bedeutung. Es sollte eine Person oder ein kleines Team die Verantwortung für die IT-Sicherheit und den Datenschutz übernehmen.

Beispielaufgaben:

✨ Verwaltung und Wartung der Praxissoftware (z. B. Terminverwaltung, Abrechnungssoftware).
✨ Sicherstellung, dass die Praxis den Datenschutzvorgaben (DSGVO) entspricht.
✨ Verwaltung von Passwörtern, Firewalls und Backups der Systeme.
✨ Schulung des Personals in Sachen IT-Sicherheit und Datenschutz.

Verantwortlich:

✨ Diese Aufgabe kann entweder an einen externen IT-Dienstleister ausgelagert oder von einer internen Kraft, die speziell geschult wurde, übernommen werden.

Personalmanagement

Damit das Team motiviert und gut organisiert arbeitet, ist es wichtig, dass jemand die Personalangelegenheiten übernimmt. Dazu gehören sowohl die Personalplanung als auch die Betreuung und Entwicklung der Mitarbeiter.

Beispielaufgaben:

✨ Erstellung von Dienstplänen und Urlaubsplanung.
✨ Führung von Mitarbeitergesprächen und Motivation des Teams.
✨ Organisation von Weiterbildungen und Schulungen.
✨ Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Praxisleitung

Die Praxisleitung ist natürlich eine zentrale Rolle im Organigramm und sollte die Gesamtverantwortung über alle Abläufe tragen. Sie trifft die wichtigen Entscheidungen und sorgt dafür, dass die Praxis als Ganzes reibungslos funktioniert.

Beispielaufgaben:

✨ Strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung der Praxis.
✨ Finanzplanung und Budgetkontrolle.
✨ Überwachung aller organisatorischen und medizinischen Prozesse.
✨ Ansprechpartner für externe Partner, wie Lieferanten oder Versicherungen.

So setzen Sie es um: Nutzen Sie eine einfache Tabelle oder ein Whiteboard in Ihrem Pausenraum. Notieren Sie die Namen und Aufgaben der Mitarbeiter und hängen Sie dies sichtbar für alle auf. In digitaler Form können Sie das auch in einem gemeinsamen Ordner abspeichern, auf den alle zugreifen können.

Effizientere Terminplanung: Blockzeiten für Notfälle und spezielle Termine

Ein häufiges Problem in Praxen: Patienten kommen mit akuten Problemen, die kurzfristig in den ohnehin vollen Terminkalender eingeschoben werden müssen. Das führt zu Chaos und Verzögerungen.

Dr. Meier, ein vielbeschäftigter Hausarzt, steht mitten in einer Vorsorgeuntersuchung, als plötzlich die Tür zum Behandlungszimmer aufgeht. Die MFA teilt ihm mit, dass im Wartezimmer eine Patientin sitzt, die akute Schmerzen hat und sofort Hilfe benötigt. Es ist ein Notfall. Dr. Meier sieht in seinen vollen Kalender und weiß, dass er keine Lücke hat, um die Patientin dazwischenzuschieben. Jeder Termin ist bereits verplant. Die Patientin im Wartezimmer leidet – doch die Organisation in der Praxis lässt es nicht zu, sofort zu reagieren.

Tipp:

Richten Sie Blockzeiten ein. Reservieren Sie zu bestimmten Zeiten täglich oder wöchentlich Puffer für Notfälle und spontane Patientenbesuche. Dadurch entzerren Sie den Tagesablauf und können besser auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren.

So setzen Sie es um:

Ab morgen können Sie 15-30 Minuten vor und nach den Hauptsprechstundenzeiten für Notfälle reservieren. Wenn keine Notfälle auftreten, können Sie diese Zeiten für interne Aufgaben wie Dokumentationen nutzen.

Patientenkommunikation vereinfachen: Weniger Telefon, mehr digitale Lösungen

Ein Großteil der Anrufe in Praxen betrifft Fragen zu Terminen oder Untersuchungen. Das kostet viel Zeit und lenkt das Team ab. Mit digitalen Lösungen können Sie die Patientenkommunikation deutlich effizienter gestalten.

Sarah, eine erfahrene MFA, hat früher fast den gesamten Vormittag am Telefon verbracht. Ständig mussten Anfragen beantwortet und Termine verschoben werden. Das bedeutete, dass sie kaum Zeit für die direkte Patientenbetreuung hatte. Doch seit ihre Praxis die Online-Rezeption von 321 MED nutzt, hat sich das komplett geändert. Heute kümmert sich Sarah nicht mehr stundenlang um Anrufe, sondern kann sich voll und ganz auf die Patienten vor Ort konzentrieren.

Tipp:

Nutzen Sie digitale Terminbuchungssysteme, die es Patienten ermöglichen, ihre Termine selbst online zu verwalten. Auch die Möglichkeit, per E-Mail oder SMS an Termine zu erinnern, reduziert das Telefonaufkommen drastisch

So setzen Sie es um:

Falls Sie noch kein Online-Terminbuchungssystem haben, sollten Sie dies in Betracht ziehen. Beginnen Sie morgen damit, sich bei verschiedenen Anbietern zu informieren. Beispielsweise wurde eine Online-Rezeption wie 321 MED, die speziell für Arzt- und Zahnarztpraxen entwickelt. Sie ermöglicht es Patienten, Termine selbst online zu buchen und ihre Anfragen digital zu stellen, ohne die Rezeption zu überlasten. Ein Modul zur Online-Terminvereinbarung ist bereits kostenlos enthalten. Das bedeutet, dass Sie sofort loslegen können, ohne in teure zusätzliche Software investieren zu müssen.

Praxismanagement durch klare Prozesse und Checklisten optimieren

Im hektischen Alltag kann leicht etwas vergessen werden. Klare Prozesse und Checklisten sorgen dafür, dass nichts mehr untergeht. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Dr. Weber, eine erfahrene Ärztin, beginnt ihren Tag in der Praxis wie gewohnt. Vor dem ersten Patienten greift sie routiniert zu ihrer Checkliste. Sie geht jeden Punkt durch: Hat das Team die erforderlichen Instrumente für die Behandlungen vorbereitet? Sind alle notwendigen Medikamente vorrätig? Muss noch etwas nachbestellt werden? Dr. Weber hakt Schritt für Schritt alle Aufgaben ab. Dank der Checkliste weiß sie genau, dass alles nach Plan läuft und keine wichtigen Details übersehen wurden.

Tipp:

Erstellen Sie für wiederkehrende Aufgaben, wie z.B. die Vorbereitung von Untersuchungen oder die Abrechnung, Checklisten, die alle Mitarbeiter abarbeiten können. So bleibt der Überblick erhalten, selbst wenn es stressig wird.

So setzen Sie es um:

Erstellen Sie für Ihre wichtigsten Abläufe ab morgen Schritt-für-Schritt-Checklisten. Diese könnten z.B. für die Materialkontrolle, Patientenvorbereitung oder die Abrechnung erstellt werden. Hängen Sie sie in der Nähe der entsprechenden Arbeitsplätze auf.
Wenn es Ihnen schwerfällt, solche Checklisten zu erstellen, oder Sie einfach keine Zeit dafür finden, können Sie digitale Helfer wie ChatGPT nutzen. ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, schnell erste Entwürfe für Ihre Checklisten zu erstellen. Sie geben einfach die notwendigen Schritte für eine bestimmte Aufgabe ein, und ChatGPT erstellt eine übersichtliche Liste, die Sie dann nur noch anpassen müssen.

Team-Meetings für bessere Abstimmung und Kommunikation

Eines der größten Hindernisse in der Praxisorganisation ist die mangelnde Kommunikation im Team. Regelmäßige, kurze Besprechungen schaffen Abhilfe und ermöglichen es dem gesamten Team, auf dem gleichen Stand zu sein.

Jeden Morgen, kurz vor Sprechstundenbeginn, versammelt sich Dr. Meiers Team im Kreis. Lisa, die erfahrene MFA, gibt einen Überblick über die Termine und spricht mögliche Engpässe sowie einen erwarteten Notfallpatienten an. Dr. Meier weist auf eine besondere Behandlung hin, für die er zusätzliche Unterstützung braucht.

Tipp:

Führen Sie kurze tägliche Team-Meetings ein. Diese sollten nur 5-10 Minuten dauern und dazu dienen, den Tag durchzusprechen und mögliche Probleme zu erkennen.

So setzen Sie es um:

Planen Sie ab morgen ein tägliches „Stand-up-Meeting“ ein, bevor die Praxis öffnet. Jeder sollte die Möglichkeit haben, kurz seine Aufgaben zu besprechen und auf eventuelle Engpässe oder Schwierigkeiten hinzuweisen. Das fördert nicht nur die Kommunikation, sondern schafft auch Teamgeist.

Wie 321 MED Ihre Praxisorganisation ab morgen verbessern kann

Die Organisation einer Praxis kann überwältigend sein, aber mit der Online-Rezeption von 321 MED bieten Sie sowohl Ihrem Team als auch Ihren Patienten eine deutliche Erleichterung. 321 MED ist keine klassische Praxismanagement-Software, sondern eine intelligente, digitale Online-Rezeption, die viele der täglichen Aufgaben automatisiert und effizienter gestaltet.

Erfahrungsbericht von Zahnarzt Markus Frank

Zahnarzt Markus Frank aus Filderstadt bei Stuttgart hat bereits die Vorteile von 321 MED für seine Praxis erkannt und berichtet in einem Video über seine Erfahrungen: „Die Entlastung ist ein gutes Gefühl, weil wir jetzt einfach mehr Zeit für die Patienten haben, das Telefon seltener klingelt und die Patientenströme sowie Aufnahmeprozesse, gerade auch für neue Patienten, besser standardisiert sind. Wir sind jetzt zeitlich und örtlich unabhängig.“
– Zahnarzt Markus Frank, Filderstadt bei Stuttgart

Warum sollten Sie 321 MED nutzen?

321 MED ist speziell auf die Anforderungen von Arzt- und Zahnarztpraxen ausgerichtet. Die Software entlastet Ihr Team durch die Automatisierung vieler Standardprozesse und sorgt gleichzeitig für eine bessere Patientenerfahrung. Patienten schätzen die Flexibilität und Bequemlichkeit, ihre Termine und Anfragen selbstständig online verwalten zu können. Ihr Praxisteam profitiert von einem deutlich geringeren Arbeitsaufwand und mehr Fokus auf die Kernaufgaben – die Patientenbetreuung.

So setzen Sie es um:

Fordern Sie noch heute eine kostenlose Beratung bei 321 MED an und lassen Sie sich zeigen, wie Sie ab morgen von den vielen Funktionen der Online-Rezeption profitieren können. Die Integration in Ihren Praxisalltag ist einfach und bietet sofort spürbare Vorteile.
Alle Features
Fazit:

Ab morgen mehr Effizienz – Ihre Praxisorganisation kann direkt profitieren

Schon kleine Änderungen in Ihrer Praxisorganisation können einen großen Unterschied machen. Mit diesen sechs praktischen Tipps können Sie bereits morgen damit beginnen, Ihre Abläufe zu optimieren und den Alltag für Ihr Team und Ihre Patienten zu erleichtern.

Fangen Sie klein an – ob mit einem klaren Organigramm, täglichen Teambesprechungen oder einem neuen Terminbuchungssystem – und erleben Sie, wie eine gut organisierte Praxis nicht nur effizienter arbeitet, sondern auch mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Patienten bringt.

Lassen Sie sich unterstützen! Nutzen Sie die Online-Rezeption von 321 MED, um Ihre Praxisorganisation langfristig auf das nächste Level zu bringen.

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Als Kollegen wissen wir: die Skepsis gegenüber neuen Lösungen ist groß. Deshalb können sich ganz einfach selbst überzeugen und die Online-Rezeption kostenlos 4 Wochen im Alltag testen.
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In einer persönlichen Beratung analysieren wir Ihre Wünsche und Anforderungen und zeigen Ihnen, wie die Online-Rezeption Ihren Alltag verbessern und entlasten kann.
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