Zwei Stunden Zeitersparnis am Tag dank Online-Terminbuchung

Bevor Dr. Tammo Kunst mit 321 MED zusammenarbeitete, klingelte das Telefon in seiner Frauenarztpraxis nahezu ununterbrochen.

Für das Praxisteam bedeutete jeder Anruf, die aktuelle Tätigkeit unterbrechen zu müssen. Gespräche am Empfang, organisatorische Aufgaben und andere laufende Prozesse blieben liegen, sobald ein Anruf einging.

Für ihn war daher klar: Die Praxis benötigte einen zusätzlichen Kontaktweg, über den Patientinnen ihre Anliegen übermitteln können, ohne dafür zwingend anzurufen oder persönlich vorbeizukommen.

Bei der Suche nach einer passenden Lösung überzeugte Dr. Tammo Kunst insbesondere der einfache und nachvollziehbare Aufbau der Online-Rezeption.

Das System funktioniert nach dem Baukastenprinzip und lässt sich schrittweise an die individuellen Anforderungen und Abläufe einer Praxis anpassen. Neben grundlegenden Standardanfragen können dadurch auch weiterführende und individuellere Prozesse digital abgebildet werden.

„Das Programm ist so einfach und logisch aufgebaut. Es ist wie ein Baukasten, den man immer weiter füllen kann.“

Dr. Tammo Kunst entschied sich deshalb dafür, mit seiner Praxis über die grundlegenden Funktionen hinauszugehen und die Online-Rezeption passend zu den eigenen Arbeitsabläufen einzurichten.

Von der Entscheidung für die Online-Rezeption bis zur ersten Grundinstallation vergingen lediglich zwei Tage.

Anschließend konnte die für die Praxiswebsite zuständige Grafikerin die notwendigen Anpassungen vornehmen und die Online-Rezeption auf der Praxis-Homepage integrieren.

So stand den Patientinnen innerhalb kurzer Zeit ein zusätzlicher digitaler Kontaktweg zur Verfügung, ohne dass die bestehenden Abläufe der Praxis grundlegend verändert werden mussten.

Über die Online-Rezeption können Patientinnen ihre Anliegen strukturiert an die Praxis senden. Das Team erhält dadurch bereits die Informationen, die es für die weitere Bearbeitung benötigt.

Viele wiederkehrende Vorgänge lassen sich auf diese Weise digital vorbereiten oder vollständig abwickeln. Dazu gehören beispielsweise Terminbuchungen, Rezept- und Überweisungsanfragen sowie die Angabe, ob Unterlagen persönlich abgeholt oder zugeschickt werden sollen.

Patientinnen müssen für viele organisatorische Anliegen weder telefonisch durchkommen noch eigens in die Praxis kommen. Gleichzeitig kann das Praxisteam eingehende Anfragen dann bearbeiten, wenn es in den jeweiligen Arbeitsablauf passt.

Statt eine laufende Tätigkeit sofort für einen Anruf unterbrechen zu müssen, lassen sich die Anliegen strukturiert sichten, priorisieren und beantworten.

In den ersten sechs Monaten nach der Einführung bearbeitete das Praxisteam täglich etwa 20 bis 30 Anfragen über die Online-Rezeption.

Nach Einschätzung von Dr. Tammo Kunst spart die Praxis dadurch rund zwei Stunden pro Tag. Diese Zeit steht dem Team für andere Aufgaben und für die persönliche Betreuung der Patientinnen zur Verfügung.

Dass die Praxis bereits nach kurzer Zeit effizienter arbeiten würde, habe ihn selbst überrascht. Entscheidend sei dabei auch gewesen, dass die digitale Kontaktmöglichkeit sowohl vom Team als auch von den Patientinnen gut angenommen wurde.

Die Erfahrungen der Frauenarztpraxis zeigen, dass digitale Patientenservices keineswegs nur von jüngeren Menschen genutzt werden.
Auch ältere Patientinnen senden regelmäßig Rezept- oder Überweisungsanfragen über die Online-Rezeption.

Damit bietet die Online-Rezeption Patientinnen aller Altersgruppen eine einfache Alternative zum Telefon. Gleichzeitig profitieren auch diejenigen, die weiterhin lieber anrufen: Je mehr Anliegen digital eingehen, desto stärker werden die Telefonleitungen entlastet.

Mittlerweile ist die Online-Rezeption aus dem Arbeitsalltag der Frauenarztpraxis nicht mehr wegzudenken. Die digital eingehenden Anliegen sind zu einem festen Bestandteil der Praxisorganisation geworden und werden vom Team kontinuierlich im Tagesablauf bearbeitet.

Der Nutzen zeigt sich dabei nicht allein in der eingesparten Zeit. Durch die geringere Zahl spontaner Unterbrechungen kann das Team ruhiger, strukturierter und effizienter arbeiten. Und so möchte niemand mehr 321 MED missen.